RDVBB17 : Lessons Learnt

Salut,

 

Comme on m'a avec justesse fait remarquer à lors de l'AG que je n'avais pas assez communiqué lors de la préparation du RDVBB, je ne peux pas revenir en arrière, mais je peux partager le retour d'expérience qui me permettra, j'espère, de faire mieux l'an prochain. Attention, c'était destiné aux orgas principaux, et c'est sans filtre :-)

 

RDVBB 17 : Lessons Learnt

 

Généralités sur la préparation :

- Très difficile de monter des réunions d’orga. Mais les échanges par Whatsapp et (un peu)sur le forum ont bien fonctionné

- Les responsables de chaque item ont été complètement autonomes et ont fait un super boulot, tout en me tenant informé :

o Bouffe : Timy + OldDwarf

o Goodie : OldDwarf + Sebotouno

o Logiciel : Trambi

o Trophées (et HoF) : The Pit + Chasyrion + Krisgob

o Salle : Ghorghor + OldDwarf

o Lots : Ghorghor

o Règles : Sebotouno + Trambi + Ghorghor

o Communication : Ghorghor + OldDwarf (enfin surtout OldDwarf)

o Repas du samedi soir : OldDwarf

- Personnellement, j’ai eu un passage à vide en début d’année sur l’organisation pour des questions de disponibilité d’esprit. Heureusement que les autres organisateurs sont bien rôdés et efficaces

- Oubli total : le poster : Mea Culpa. J’y ai pensé 3 jours avants… et c’était trop tard

Feedback perso thème par thème :

- Bouffe : Retours très positifs des participants. Et niveau orga, j’ai l’impression que çà s’est bien passé. Parfaitement géré.

o Vu qu’il faisait chaud, l’eau est très bien partie. Une idée : mettre une bouteille d’eau à disposition de chaque table. Prévoir peut-être quelques packs en plus.

o La quantité de nourriture et de boisson étaient bien ajustée (il y a eu des restes, mais pas tant que çà)

o La qualité des repas a été vantée

- Goodie : Je n’ai pas eu de retour particulier des participants (et vous ?). L’idée du Sous-Bock donnant la météo avec le verre a bien plu. Mon point de vue personnel est que l’Ecocup devrait maintenant être systématique dans les tournois. C’est à la fois plus écolo et plus pratique que les gobelets. La prochaine fois, çà devrait être en plus d’un autre goodie. Éventuellement, on pourrait fabriquer en plus grande quantité des Ecocups « Tisseurs » à donner/utiliser à tous les évènements(chiméro/convention/RDVBB…).

- Logiciel : très facile à utiliser pour l’orga. Avoir l’accès aux résultats/appariements sur le téléphone est génial pour les participants. MAIS, il faut impérativement prévoir la possibilité d’imprimer les résultats des rondes et les appariements. Je ne l’avais pas testé avant et du coup, je n’ai pas insisté là-dessus même si j’avais mon imprimante. Cà a failli être la catastrophe le dimanche matin quand j’ai merdé pour remettre en route le WiFi. Heureusement que Sebo avait encore les appariements sur son téléphone que j’ai pu recopier à la main pour l’afficher.

- Trophées : un feu d’artifice, un travail génial. Bref, la barre a été mise très haute. Pour la peinture des trophées, on a eu la chance d’avoir le secours des frères Carli, et là, on atteint la grande classe. Niveau pratique, organisé la session peinture en faisant appel à des « barbouilleurs » pour les aplats et des « artistes » pour la finition pourrait peut-être augmenter le rapport qualité/efficacité. Et quel génie de Chasyrion et Ravajaxe pour nous pondre en 24h un trophée peinture !

- Salle : Pas de souci majeur dans les relations avec les prairiales et la Mairie d’Epernon. On n’a pas eu de chance avec le problème de la réservation du vendredi mais finalement, l’arrangement avec la Mairie, grâce à OldDwarf, a permis de ne pas avoir de conséquences. Point à creuser : réserver à partir du vendredi AM (coût 115€ en 2019) mais çà me parait luxe. Je pense que même l’installation des tables aurait pu se faire sans trop de conséquences le samedi matin (en prévoyant le plan à l’avance). Le cadre est génial et contribue vraiment au charisme du tournoi. Seul problème : çà résonne énormément. Il faudrait idéalement un micro avec sono à l’orga pour se faire entendre. Le chariot pour distribuer les boissons est le petit détail qui fait la différence (déguisement de soubrette à prévoir l’an prochain :D ). A noter que la salle peut désormais accueillir 100 personnes. On pourrait donc monter la capacité du tournoi à 78 joueurs (c’est 2 tables de plus).

- Lots : RAS : le partenariat avec Goblin Guild (-15% et 2 figs en KDO) fonctionne bien. J’ai l’impression que les boites de jeu Asmodée pour les 2 premières équipes ont été appréciées. C’est cool d’avoir pu aussi donner des dés Tisseurs. Je m’y suis pris un peu tard pour commander les lots à GG mais comme j’ai le bon contact, çà a été livré nickel dans les temps.

- Règles : C’était facile cette année avec la WC. Pour le moment, pas de retour négatif sur la règle du Capitaine. La difficulté va être d’innover l’an prochain, si on veut innover… A noter que la « Famille Chouine » a chouiné sur le Tie Breaker qui a été en leur défaveur pour la 3ème place. De mon point de vue, rien à foutre, on a respecté exactement ce qui était annoncé dans le règlement. Il n’y a pas de tie breaker parfaitement juste de toutes les manières.

- Communication : On a quasiment fait le plein du tournoi, donc on pourrait considérer que la communication était suffisante... Cependant, je pense de mon côté avoir fait défaut, heureusement bien relayé par Old Dwarf sur FBB. Je ne me suis pas occupé de TFF, donc on n’a pas eu le droit à des teams étrangères… Gros carton rouge que je me mets sur le sujet (avec tout un tas de mauvaises excuses : restriction des accès internet à mon boulot, moins de présence sur le forum, moins de dispo…). Je ne parle même pas de l’oubli de faire un poster…

- Crêperie : La gestion du repas du samedi soir est sans doute le sujet sur lequel nous avons le moins d’expérience : on se cherche un peu tous les ans

o Old Dwarf a parfaitement géré la réservation et le suivi des inscriptions même si çà lui a occasionné une prise de tête avec la gérante.

o Mes petits regrets : ne pas avoir suffisamment annoncé à l’avance la bonne fourchette de prix (on annonce 14€ le menu, puis on fait payer 20€ à cause des boissons). Je n’ai pas eu de plainte mais c’est toujours délicat de faire payer les boissons à ceux qui ne boivent pas etc… Pour l’an prochain, il faudra à mon avis être plus clair sur ces aspects avant si on propose cette prestation.

o Paiement de la crêperie : je me suis débrouillé pour avancer alors que pas prévu mais ce serait mieux de le gérer avec le compte de l’association en le prévoyant à l’avance 

bref, le sujet du repas du samedi soir est à creuser

 

Feedback sur le déroulement du tournoi :

- Vendredi : mise en place des tables dans la salle et gestion de la bouffe par Timy et Old Dwarf : RAS

- Samedi matin :

o Salle ouverte à 8h45. Les tous premiers participants étaient déjà là. Mais pas de problème. Avec les tables en place, l’installation s’est faite rapidement avec le concours de tous

o Les derniers arrivants (Pilous) sont arrivés à 10h, heure à laquelle la 1ère ronde devait démarrer. L’incertitude sur la dispo de la salle m’a amené à décaler dans la communication la première ronde à 10h, je n’aurais pas dû. Ce fut malgré tout sans conséquence.

o Avec la possibilité d’avoir accès aux appariements sur le WiFi et l’acoustique de la salle, impossible de faire un speech d’introduction et d’annoncer les rondes. Pour l’an prochain : ne pas mettre le wifi avant le speech et si possible avoir un micro.

o D’une manière générale, sans micro, impossible de faire des annonces générales. Pour le prix peinture du dimanche je suis passé à chaque table, dérangeant les coachs pendant leur match.

- Tenue du timing :

o J’ai bien mis la pression aux parties lentes. Mais le manque d’expérience de mon côté, a fait que j’ai géré çà au « feeling ». J’ai eu l’impression d’être le chieur de service mais au final, on a terminé à l’heure prévue sans interrompre de match. Mais heureusement qu’il n’y a pas eu de prolongation sur la finale car sinon cela aurait été la catastrophe >> Suggestion judicieuse des Blitziens, annoncer les rondes asap et proposer de commencer en avance. Imposer le chrono sur la finale (et l’écrire à l’avance dans le règlement).

o Je n’ai pas emmené de timer de l’association, j’aurais dû y penser (en vérifiant les piles) pour les mettre direct si besoin. Heureusement, qu’il y a les smartphones.

- Gestion du retard des 2 lutéciens. Gros cas de conscience. J’ai hésité à suivre la suggestion de faire jouer entre eux leurs adversaires tout en leur accordant la victoire automatique sur les absents. Comme j’ai eu l’info de leur arrivée à 10h10, j’ai fait le choix d’attendre et j’ai appliqué aux 2 la suggestion de Bouzzy : autoriser leur adversaire à leur imposer un chrono à 3min. Ce fut fait et tout le monde a été content finalement. Du coup, cet épisode me fait dire :

o Qu’il faut le numéro de téléphone portable de tous les participants pour réussir à les joindre dans ces cas-là (çà aurait été bien pour contacter les pilous aussi le samedi matin)

o Peut-être se fixer une ligne de conduite claire dans ce cas. Retard de 15min : timer à 4min imposable ; de 15 à 45 min : timer à 3min. Au-delà de 45min : forfait…

- Prix peinture : penser à mettre les tables sous les spots entre 2 piliers pour l’éclairage (on a déplacé les tables après que les équipes soient posés et çà aurait pu virer à la cata). Sinon, la formule « libre service » pour postuler avec des tables dédiées était bien.

- Disposition des tables : j’ai trouvé çà bien. Je referais la même si c’était à refaire.

- Logiciel :

o Petits problèmes au départ sur la modification des informations sur les coachs mais vite résolus et sans conséquence

o Nécessité impérative de pouvoir imprimer en back-up (le papier est la meilleure sauvegarde LOL )

o Présence de Trambi indispensable pour résoudre les éventuels cafouillages.

- Présence des orgas non joueurs : Ghorghor ; Timy ; Old Dwarf ; Ravajaxe et Chasyrion

o A 5 pas de souci. Encore un grand merci à Ravajaxe et Chasyrion de s’être libérés pour le tournoi.

o Petite frayeur avec l’absence de Lomas en ronde 5 annoncée jeudi, alors qu’il était déjà prévu de longue date de remplacer Trambi. Heureusement, Trambi est finalement resté jusqu’au bout : merci à lui !

- Fin du tournoi et Remise des trophées :

o Cà fout un peu trop le bordel de commencer à ranger les tables et les chaises avant la fin du tournoi. Je trouve qu’il vaudrait mieux s’en abstenir et ne commencer que lorsque la remise des prix est terminée.

o J’ai mal placé la table avec les lots. Il aurait fallu la mettre plus accessible. Mais je n’avais pas bien prévu l’endroit où j’allais me mettre pour le faire.

o Penser à préparer son speech avant LOL.

 

Conclusion

Les retours à chaud et sur le forum sont globalement positifs pour le moment. D’une manière générale le tournoi a été perçu par les participants comme une réussite.

Quelques axes d’amélioration :

- La communication / le poster

- Le micro dans la salle (Si ça rentre dans le budget ou si quelqu'un peut prêter)

- La possibilité d’imprimer à partir du logiciel : à sécuriser avant le tournoi

- Récupérer avant les numéros de portable de tous les participants

- Réfléchir à la gestion du repas du samedi soir.